El blog de Pepe Promedio

Libro de actas: qué es y cómo manejarlo

Si estás pensando en emprender y fundar una sociedad mercantil, debes saber que es obligatorio tener un libro de actas. En este documento se registran todas las decisiones importantes que tienen que ver con el funcionamiento de la empresa. Por tanto, es imprescindible saber cómo hacerlo y mantenerlo. En este artículo te lo explicamos.

New Call-to-action

¿Qué es el libro de actas?

A pesar de que su contenido no versa de manera directa sobre datos contables, el libro de actas forma parte del conjunto de libros contables obligatorios para las sociedades mercantiles.

Este libro societario contiene las actas de todas las reuniones que la sociedad mercantil ha tenido desde que se constituyó. Su principal objetivo, por tanto, es registrar todas las decisiones que se han ido tomando en las juntas generales y extraordinarias que la sociedad haya celebrado.

Este libro debe legalizarse cada año, independientemente del tipo de sociedad que se tenga. Para ello, hay que presentarlo en el Registro Mercantil. Este trámite puede hacerse online y debe hacerse antes de que transcurran 4 meses desde que la sociedad haya cerrado su ejercicio social; por lo general, antes del 30 de abril si el cierre se hace el 31 de diciembre.

¿Qué contiene el libro de actas?

Según el artículo 26 del Código de Comercio es de carácter obligatorio que todas las sociedades mercantiles tengan un libro de actas. En él se recogen todas las actas de las juntas de la sociedad y los acuerdos a los que se llegan en ellas.

Concretamente, la mencionada ley recoge que al menos el libro de actas de una sociedad debe contener todos los acuerdos que se tomen en las juntas (tanto generales como especiales) y el resto de órganos colegiados de la empresa. 

El libro debe contener los datos relativos a la convocatoria y la constitución del órgano, los asuntos debatidos y las intervenciones que hayan solicitado constar en el libro de actas. Además, se expresarán los acuerdos alcanzados y los resultados de las votaciones. 

¿Qué debe contener cada una de las actas?

Cada una de las actas que conforman el libro debe tener una información concreta que se corresponde con los siguientes puntos:

  • Lugar y fecha de la celebración de la reunión, además de la forma en que ha sido convocada.
  • El orden del día, o lo que es lo mismo, los puntos que van a tratar a lo largo de la junta convocada.
  • El número de participantes que han asistido, así como los representantes de los socios que no están presentes.
  • Un resumen que contenga los asuntos debatidos.
  • Los acuerdos alcanzados.
  • Cuál ha sido el resultado de las votaciones.
  • La aprobación del acta.

Para considerar que un acta es válida debe, además, estar firmada por el presidente de la asamblea y el secretario. Si ninguno de los dos puede estar presente en la reunión, la firma quedará a cargo del revisor fiscal.

¿Cómo debe hacerse el libro de actas?

Como el resto de libros de la sociedad, este debe cumplir con los requisitos legales que aparecen en el Código de Comercio:

  • Las actas deben escribirse con claridad y deben estar colocadas por orden de fechas.
  • No pueden contener espacios en blanco, raspaduras o interpolaciones.
  • Si hay omisiones o errores, deben salvarse.
  • Quedan excluidos los símbolos y abreviaturas, a excepción de los definidos por la normativa mercantil.
  • Se deben conservar durante 6 años, aunque la actividad haya cesado o el empresario haya fallecido; en este último caso, los herederos deberán custodiarlos. En el caso de que la sociedad se haya liquidado, los liquidadores custodiarán el libro de actas durante el tiempo estipulado por la ley. 

Para conocer todos los detalles sobre el libro de actas y las obligaciones con respecto a él para los empresarios, no dudes en consultar con tu asesor financiero. Tu asesor podrá resolver todas las dudas que tengas al respecto; por ejemplo, si es obligatorio tener libro de actas si tu sociedad cuenta con un único. Aunque ya te adelantamos que sí.

New Call-to-action

Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.